Cenu aptauja: Dokumentu vadības sistēmas (DVS) abonēšanas pakalpojuma iegāde SIA “Rēzeknes novada komunālserviss”

1. Iepirkuma priekšmets un mērķis

Pasūtītājs meklē mūsdienīgu, drošu un funkcionālu Dokumentu vadības sistēmu (DVS) / lietvedības programmu kā abonēšanas modeli. Sistēmas mērķis ir digitalizēt un centralizēt uzņēmuma iekšējo un ārējo dokumentu apriti, nodrošinot efektīvu darba plūsmu un kontroli.

2. Galvenās tehniskās un funkcionālās prasības

Sistēmai un pakalpojuma sniedzējam jānodrošina šāda pamata funkcionalitāte:

• Lietotāju skaits: Sistēmai jābūt pieejamai 17 vienlaicīgiem/autorizētiem lietotājiem.

Dokumentu vadības sistēmai (DVS) jānodrošina centralizēta dokumentu pārvaldības organizācija SIA “Rēzeknes novada komunālserviss” saskaņā ar šādām funkcionālajām prasībām:

• Infrastruktūra: Mākoņpakalpojums (SaaS). Visi dati tiek glabāti drošos serveros Eiropas Savienības teritorijā (atbilstoši Vispārīgajai datu aizsardzības regulai – GDPR). Cenas piedāvājumā jāiekļauj regulāra datu rezerves kopēšana (backup).

Lietu nomenklatūra un dokumentu reģistrācija:

• Sistēmai jānodrošina dokumentu klasifikācijas shēmas un lietu nomenklatūras izveide.
• Automātiska dokumentu numuru un lietu indeksu piešķiršana, precīzi fiksējot reģistrācijas datumu un laiku.
• Iespēja veidot hibrīdlietas (apvienojot elektroniskos un skenētos papīra dokumentus).
• Dokumentu un to pielikumu saglabāšana datņu veidā (PDF, Microsoft Office Open XML, EDOC).

Failu apstrāde un piekļuves tiesības:

• Atbalsts lielizmēra failu pievienošanai dokumentu kartiņām un to apritei.
• Iespēja elastīgi sasaistīt dokumentus (piemēram, ienākošo vēstuli ar sagatavoto atbildi) un piešķirt ierobežotas pieejamības statusus.
• Dokumentu tieša drukāšana no sistēmas un lejupielāde lietotāja datorā

Procesu vadība un kontrole vadītājiem:

• Dokumentu aprite ar rezolūciju, saskaņošanas un parakstīšanas darbplūsmām (workflows).
• Automātiski atgādinājumi lietotājiem par uzdevumu izpildes termiņiem.
• Atsevišķa pārraudzības sadaļa vadītājam: iespēja pārskatīt padoto darbinieku neizpildītos uzdevumus un nepieciešamības gadījumā veikt izpildi viņu vietā.

Integrācija, adresāti un personas dati:

• Iespēja veidot un pārvaldīt adresātu katalogu, iekļaujot pilnu E-adreses kataloga integrāciju kopējā sarakstā.
• Personas datu uzkrāšana saskaņā ar GDPR regulu, nodrošinot speciālus datu laukus un atzīmes gadījumiem, ja dati saņemti no trešajām personām.

Dokumentu saņemšana, nosūtīšana un eParaksts:

• Ienākošie kanāli: Manuāla dokumentu izveide (t.sk. no veidnēm) vai automātiska saņemšana no e-adresēm (aizpildot kartiņu ar saņemtajiem metadatiem).
• Nosūtīšanas kanāli: Manuāla (drukāšanai) vai automātiska nosūtīšana uz e-pastiem un e-adresēm.
• Elektroniskā parakstīšana: Integrēts parakstīšanas modulis, kas ļauj parakstīt EDOC dokumentus tieši sistēmā ar eID, eParaksts, eParaksts mobile un Smart-ID (tostarp nodrošinot parakstīšanu ar viedierīcēm).

Informācijas pieejamība un meklēšana:

• Atsevišķa sadaļa iekšējo normatīvo aktu, rīkojumu un politiku publicēšanai visiem darbiniekiem vai noteiktām grupām, sadalot tos pa tēmām.
• Plašas un ērtas meklēšanas iespējas (pēc dokumentiem, lietotājiem, adresātiem, lietām un arhīva).

Elektroniskais arhīvs un izpilde:

• Pilnvērtīga elektroniskā un papīra arhīva pārvaldība.
• Lietvedības gada noslēgumā: automātiska jaunu lietu izveide, veco lietu slēgšana un to pārvietošana uz arhīvu.
• Automātiska dokumentu atlase dzēšanai pēc glabāšanas termiņa beigām.
• Dokumentu un lietu atlase un sagatavošana nodošanai Latvijas Nacionālajam arhīvam (LNA) atbilstoši regulējumam.
• Apmācības: Piegādātājam jānodrošina pilnvērtīga lietotāju apmācība pēc Pasūtītāja pieprasījuma.

3. Cenā iekļaujamie pakalpojumi

Pretendentam finanšu piedāvājumā jāiekļauj visas izmaksas, kas saistītas ar:

1. Sistēmas sākotnējo konfigurāciju, uzstādīšanu un sagatavošanu darbam.
2. Lietotāju pamata apmācību darbam ar sistēmu (attālināti vai klātienē).
3. Tehnisko atbalstu un konsultāciju sniegšanu pakalpojuma darbības laikā.
4. Sistēmas regulārus drošības un funkcionalitātes atjauninājumus.

4. Finanšu piedāvājuma forma

Pretendentam jāsagatavo finanšu piedāvājums, skaidri norādot:

• Vienreizējās izmaksas (ja tādas ir): sistēmas uzstādīšana, konfigurēšana, apmācības.
• Ikmēneša vai ikgadējā abonēšanas maksa par 17 lietotājiem (EUR bez PVN).
• Iekļautās datu krātuves apjoms (GB) un izmaksas par papildu gigabaitiem, ja nepieciešams.

5. Piedāvājuma iesniegšana

Piedāvājumus lūdzam nosūtīt elektroniski uz e-pastu: rnk@rnk.lv līdz norādītajam termiņam.